個人情報の取り扱いについて

ヘルシンキ日本語補習学校は、以下の方針に基づき、個人情報の保護に努めます。

(基本理念)

• 当校では個人情報尊重の理念のもとに、関係法令等を遵守し、実施するあらゆる運営において、個人情報を慎重に取り扱います。

(情報の取得方法とデータ保存場所)

• 当校では、個人情報を適法かつ適正な方法で取得します。

  • ヘルシンキ補習学校では転入学時、また授業履修の際に個人情報を収集し、名簿や学校管理に使用しています。

  • ヘルシンキ補習学校では、講師やアシスタント採用時に個人情報を収集し、雇用関係及び学校内で使用しています。

  • ヘルシンキ補習校では在学中、校内イベント等の運営改善の為、個人情報を収集することがあります。

  • 収集された個人情報は最大限の注意をもって管理されます。また、一部のデータがEU圏外で保存される可能性がありますが、これはグローバルなサーバーを使用しているためです。この場合でもEU内法令等に従い、個人情報を安全かつ適切に取り扱います。 

(個人情報の利用範囲)

• 当校では、個人情報の利用目的を特定するとともに、EU内法令等に従い、その利用目的の範囲でのみ個人情報を利用します。

  • 収集した個人情報は、必要最低限の保護者で構成される運営委員や係、講師・アシスタントにより使用されます。

  • 個人情報の一部（氏名、学年等）は、公的補助等申請の際に日本国政府機関へ共有されることがあります。また、教育活動（補助申請・コンクール出品等）のため海外子女教育振興財団などと共有されることもあります。

  • ヘルシンキ補習学校は非営利団体であり、マーケティングやその他商業目的で個人情報を使用することはありません。

  • ヘルシンキ日本語補習学校に在籍した生徒のデータは、フィンランドの法律に基づき、取り扱われます。

※個人情報に削除等の希望がある場合には、電子メール（helsinki (at) hoshuko.fi）までお問い合わせください

(利用目的の開示、コンセンサスの取得)

• 当校では個人情報の利用目的を明らかにし、個人情報の収集にあたり、その目的を開示いたします。また、要求に基づき登録後も利用目的及び方法、利用範囲を開示いたします。また、本利用目的の変更の際にはその内容をご本人に通知します。

(ヘルシンキ日本語補習学校での個人情報の主な利用目的)

• 入学・転入希望者や在学生徒の管理及びクラス振り分け等

• 保護者委員や係による非営利団体としての学校運営用

• 日本政府、海外子女教育振興財団への補助申請やコンクール出品等

• 講師・アシスタントによる日本語補習学校の授業運営

• 講師・アシスタント等の雇用関係

(コンセンサスの実行)

• 当校では、個人データの漏洩、滅失、棄損などを防止するため、情報管理に関するガイドラインを設け、必要かつ適切な措置を講じます。

• 当校では、本人から自己の個人データについて、開示・訂正・追加・削除・利用停止・第三者提供の停止の申出があった場合には速やかに対応します。

※すでに登録された個人データについて、開示・訂正・追加・削除・利用停止・第三者提供の停止の申出がある場合には電子メール（helsinki (at) hoshuko.info）までお問い合わせください。

＜ヘルシンキ日本語補習校＞

Policy on managing personal Information:

(Policy Statement)

• We respect your personal information and try our best to comply with the relevant laws and regulations. Within Helsingin japanilainen kouluyhdistys r.y. (The Japanese Saturday School in Helsinki), your personal information will be carefully handled in every operation to be carried out during the school administration and management.

(Methods of Information Acquisition and Data Storage Location)

• We collect your personal information in a lawful and appropriate manner. Scope of usage on your personal data are in following areas:

  • Helsingin japanilainen kouluyhdistys r.y. collects guardians, students' and  teachers/assistants’ personal information for the registration purpose, in order to administrate and manage as a legally registered organization in Finland.

  • Helsingin japanilainen kouluyhdistys r.y.  collects your personal information when entering the recruiting process.

  • Helsingin japanilainen kouluyhdistys r.y.  collects guardians and students' personal information for internal events and improvement of the internal activities.

  • Collected personal information will be managed with the utmost care. Additionally, there is a possibility that some data may be stored outside the EU, as we utilize global servers. Even in such cases, we comply with EU regulations and handle personal information securely and appropriately.

(Scope of using personal information)

• In addition to identifying the personal information and their purpose of usage, we will use your personal information only within the scope of its use according to EU legislation.

  • Collected personal information will be managed by the minimum required steering committee members and other selected staff consists of guardians and teachers/assistants.

  • Some personal information (such as name, grade, etc.) may be shared with Japanese government agencies to apply for subsidies and other education-related purposes. Additionally, personal information may also be shared with organizations like the Japan Overseas Educational Service (JOES) for educational activities (such as subsidy applications and competition submissions).

  • Personal information will not be used for marketing or any other commercial purposes.

  • Personal data will be kept according to the Finnish law and regulations.

  • Please contact (helsinki (at) hoshuko.info) in the case you want your/your children's personal information erased.

(Disclosure of the purpose of using personal information, your consensus)

• We will disclose the purpose of using personal information, and notify the registered students, guardians, and school teachers/assistants when we change the purpose of usage of personal information.

<Main use purpose of personal information at Helsingin japanilainen kouluyhdistys r.y.>

• School Management and an enrollment of pupils, or an administration of the students

• Organization governance managed by elected guardians committee for a certain school year

• Japanese government subsidy applications

• Educational activities (e.g. submitting to a competition, making student anthology etc.)

• Lecture management by employed instructors / assistants

• Employment

(How do we achieve your consent?)

• At Helsingin japanilainen kouluyhdistys r.y., we have established guidelines for information management to prevent leakage, loss, abandonment, and other mishandling of personal data, and we will take necessary and appropriate measures.

• At Helsingin japanilainen kouluyhdistys r.y., if there is a request from an individual for disclosure, correction, addition, deletion, suspension of use, or suspension of third-party provision regarding their own personal data, we will promptly respond.

• If you have already registered personal data and wish to make a request for disclosure, correction, addition, deletion, suspension of use, or suspension of third-party provision, please contact us at the following email address: helsinki (at) hoshuko.info.

<Helsingin japanilainen kouluyhdistys r.y. (The Japanese Saturday School in Helsinki) >