個人情報の取り扱いについて

ヘルシンキ日本語補習学校は、以下の方針に基づき、個人情報の保護に努めます。

(基本理念)

- 当校では個人情報尊重の理念のもとに、関係法令等を遵守し、実施するあらゆる運営において、個人情報を慎重に取り扱います。

(情報の取得方法)

- 当校では、個人情報を適法かつ適正な方法で取得します。
  - ヘルシンキ補習学校では転入学時、また授業履修の際にに個人情報を収集し、名簿や学校管理に使用しています。
  - ヘルシンキ補習学校では、講師やアシスタント採用時に個人情報を収集し、雇用関係及び学校内で使用しています。
  - ヘルシンキ補習校では在学中、校内イベント等の運営改善の為、個人情報を収集することがあります。

(個人情報の利用範囲)

- 当校では、個人情報の利用目的を特定するとともに、ＥＵ内法令等に従い、その利用目的の範囲でのみ個人情報を利用します。
  - 収集した個人情報は、必要最低限の保護者で構成される運営委員や係、講師・アシスタントにより使用されます。
  - 個人情報の一部は、公的補助等申請の際に、政府機関と共有されることがあります。
  - ヘルシンキ補習学校は非営利団体であり、マーケティングやその他商業目的で個人情報を使用することはありません。
  - ヘルシンキ日本語補習学校では、学校運営及び団体運営の関係で、生徒及び非雇用者の個人情報に関して退校後、もしくは退職後１年を限度として保存しています。
    - 個人情報保存期間内に削除等の希望がある場合には、helsinki (at) hoshuko.fi までお問い合わせください

(利用目的の開示、コンセンサスの取得)

- 当校では個人情報の利用目的を明らかにし、個人情報の収集にあたり、その目的を開示いたします。また、要求に基づき登録後も利用目的及び方法、利用範囲を開示いたします。また、本利用目的の変更の際にはその内容をご本人に通知します。

(ヘルシンキ日本語補習学校での個人情報の主な利用目的)

- - 入学・転入希望者や在学生徒の管理及びクラス振り分け等
  - 保護者委員や係による非営利団体としての学校運営用
  - 日本政府補助申請等
  - 講師・アシスタントによる日本語補習学校の授業運営
  - 講師アシスタント等の雇用関係

(コンセンサスの実行)

- 当校では、個人データの漏洩、滅失、棄損などを防止するため、情報管理に関するガイドラインを設け、必要かつ適切な措置を講じます。
- 当校では、本人から自己の個人データについて、開示・訂正・追加・削除・利用停止・第三者提供の停止の申出があった場合には速やかに対応します。
  - すでに登録された個人データについてデータの保存期間内に、開示・訂正・追加・削除・利用停止・第三者提供の停止の申出がある場合には電子メール（helsinki (at) hoshuko.info）までお問い合わせください。

＜ヘルシンキ日本語補習校＞

Policy on managing personal Information:

(Policy Statement)

We do respect your personal information and try our best to comply to the relevant laws and regulations. Within Helsinki Japanese school, your personal information will be carefully handled in every operation to be carried out during the school administration and management.

(How we collect personal information?)

We collect your personal information in a lawful and appropriate manner. Scope of usage on your personal data are mainly in following areas:
- - Helsinki Japanese school collects guardians and students' personal information for the registration purpose, in order to administrate and manage as legally registered organization in Finland.
  - Helsinki Japanese school collects your personal information when entering recruiting process.
  - Helsinki Japanese school collects guardians and students' personal information for internal event and improvement of the internal activities.

(Scope of using personal information)

In addition to identifying the personal information and their purpose of usage, we will use your personal information only within the scope of its use according to EU legislation.
- - Collected personal information will be managed by the minimum required steering committee members and other selected staff consists of guardians and employees.
  - A minimum required amount of employees and student information may be shared with government agency in the case of applying for public subsidies.
  - Guardians and students' personal information will not be used for marketing or any other commercial purposes.
  - Guardians and students' personal information is kept for 1 year after the registration to the Helsinki Japanese school is withdrawn.
  - Feel free to contact (helsinki (at) hoshuko.info) in the case you want your/your children's personal information erased during the standard registration period.

(Disclosure of the purpose of using personal information, your consensus)

We will disclose the purpose of using personal information, and notify the registered students, guardians, and school teachers/assistants when we change the purpose of usage of personal information.

- - School Management and an enrollment of pupils, or an administration of the students
  - Organization governance managed by elected guardians committee for a certain school year
  - Japanese government subsidy applications
  - Lecture management by employed instructors / assistants
  - Employment

(How do we achieve your consent?)

Helsinki Japanese school has the information management guideline, and make sure your personal information will be handled under as much your consent as possible.
We will take prompt action in the case you request for disclosure, correction, removal, not pass your personal data to the third parties without obtaining prior consent from you, except in accordance with the provisions of laws and regulations.

Helsinki Japanese School manages and keeps your personal information for 1 year after you left school. Please contact us in email (helsinki (at) hoshuko.info) In the case you want your personal information to be deleted during this period.

In the case if you have questions concerning our personal information handling, or a request for disclosure, modification, addition or deletion of your data during the registration period, please feel free to contact us in email (helsinki (at) hoshuko.info).