ヘルシンキ日本語補習学校は、以下の方針に基づき、個人情報の保護に努めます。
基本理念
当校では個人情報尊重の理念のもとに、関係法令等を遵守し、実施するあらゆる運営において、個人情報を慎重に取り扱います。
個人情報の利用目的
当校では個人情報の利用目的を明らかにし、個人情報の収集にあたり、その目的を開示いたします。また、要求に基づき登録後も利用目的及び方法、利用範囲を開示いたします。また、本利用目的の変更の際にはその内容をご本人に通知いたします。
入学・転入希望者や在学生徒の管理
保護者で構成される運営委員・係による非営利団体としての学校運営
日本政府、海外子女教育振興財団への補助申請や文集、コンクール出品等
講師・アシスタントによる日本語補習学校の授業運営
講師・アシスタント等の雇用関係
ヘルシンキ補習学校は非営利団体であり、マーケティングやその他商業目的で個人情報を使用することはありません。
ヘルシンキ日本語補習学校に在籍した生徒のデータは、フィンランドの法律に基づき、取り扱われます。
取り扱う個人情報の種類・登録内容
連絡先情報：氏名、住所、電話番号、メールアドレス
基本属性情報：生年月日、年齢、性別、日本国籍の有無、母語、帰国予定など
ネットワークIPアドレス
同意や許可に関する情報
学校関係情報：在籍状況、学費・支払情報、授業や教材の利用情報など
評価・活動記録：出席記録、学習内容と学習履歴、学期末評価、学校行事の参加状況、その他補習校の教育活動に必要な情報など
給与・報酬に関連する識別情報：個人識別番号、銀行口座情報など
学校活動に関連するその他の情報：生徒数、講師の担当業務に関する情報、編成された授業時間、必要に応じて保護者の同意の下で収集した写真や資料など
学校情報管理システム「エーポス」で収集している情報
個人情報の取得方法
転入・転出時、また授業履修の際に収集
講師やアシスタント採用時に収集
在学中、校内イベント等の運営改善の為アンケートなどにて収集
個人情報の保管場所
学校情報管理システム「エーポス」
グーグルドライブ
会計業務のため、本校が契約した会計ソフトウェア
収集された個人情報は最大限の注意をもって管理されます。また、一部のデータがEU圏外で保存される可能性がありますが、これはグローバルなサーバーを使用しているためです。この場合でもEU内法令等に従い、個人情報を安全かつ適切に取り扱います。
個人情報の取り扱い担当者
講師・アシスタント・ボランティア
保護者で構成される運営委員・係
事務局
個人情報の保管期間
児童生徒とその保護者に関する詳細な個人情報の保管期間は、児童生徒が在籍している期間とする。卒業・退学した後の個人情報に関しては、証明書発行に必要な情報のみ保管、またその必要な場合のみに使用するとともに、保護者・児童生徒の不利益が生じないように厳重にこれらを管理する。
講師やアシスタント、事務局スタッフに関する個人情報の保管期間に関しては、雇用関係のある期間またはその後一定期間必要な情報を保管している。
登録者の権利
登録者は、EU一般データ保護規則（GDPR）679/2016号第15〜21条に基づき、以下の権利を有します：
個人情報へのアクセス権
個人情報の訂正または削除の請求権
個人情報の処理制限の請求権
情報を他のシステムへ移転する権利
個人情報の処理に対する異議申し立て権
すでに登録された個人データについて、開示・訂正・追加・削除・利用停止・第三者提供の停止の申出がある場合には電子メール（helsinki (at) hoshuko.info）までお問い合わせください。